Glossaire | conseil, vente et location de jeux d'animations événementielles (disc-jockey, Ralph de Lorraine, buzzers, roue de la fortune, borne photo, bar à vinyles)

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Accueil :: L’accueil est un des moments les plus importants lors d’une manifestation. Un accueil réussi permet aux invités de se faire à-priori positif en ce qui concerne le déroulement futur de la soirée.
Toutefois, accueillir ses convives demande le respect de certaines règles :
- l’organisateur de la soirée se doit d’être impeccable (tenue vestimentaire soignée…)
- tout doit être prêt à l’arrivée des invités, l’organisateur doit être totalement disponible
- il ne faut pas oublier que certaines personnes arrivent forcément en retard. Afin de ne gâcher la soirée (ou la journée) de personne, soyez souriant et accueillant, et évitez toutes remarques désobligeantes à l’égard des retardataires
- faites les présentations, ce geste sera apprécié de tous !
- tout le monde doit être présent à l’accueil (que ce soit les deux conjoints pour une soirée privée, ou tous les membres de la Direction d’une entreprise pour un événement destiné à leurs salariés ou à leurs clients)
- pour un accueil personnalisé et réussi, il convient également dans le cadre d’une entreprise, de faire appel à une agence d’hôtesse.
Agrément :: C’est un acte par lequel un ministère reconnaît l’intérêt de l’action ou des activités d’une association relevant de son domaine de compétence.
L’agrément permet l’octroiement de certains avantages : exonérations fiscales, subventions facilités, aides matérielles ou en personnel de la part des pouvoirs publics, possibilités de coopération avec les services publics)

Une demande d’agrément doit s’appuyer sur une demande complète, composée de pièces justificatives. Cependant, il peut être refusé, ça n’est pas un droit ! (se renseigner auprès du ministère concerné).

L’agrément est obligatoire pour : les associations de tourisme, les associations de défense des consommateurs ou des investisseurs en produits financiers, les associations délivrant des consultations juridiques payantes à leurs membres, les associations de protection de la nature et de l’environnement, les associations d’études et de protection du patrimoine, les associations de chasse.

- La RECONNAISSANCE D’UTILITE PUBLIQUE
Elle permet à une association d’obtenir le statut de « grande personnalité juridique « : elle peut recevoir des dons et des legs, ainsi que recevoir des avantages fiscaux. De plus, elle a l’autorisation de constituer des hypothèques ou lancer des emprunts obligatoires.

Il faut savoir que cette reconnaissance est difficile à obtenir, il faut du temps ! Généralement, elle ne concerne que des associations de grande taille (200 membres), déclarées, existant depuis plus de trois ans, avec comme objet l’intérêt général.

L’obtention de la reconnaissance d’utilité publique est un processus long, qui nécessite une mise en conformité avec les statuts-types exigés par l’administration de leurs statuts. Suite à une enquête, c’est finalement un décret du conseil d’Etat qui la délivrera !
Animations événements ciel :: C’est une société d’animation et de création d’événement. N’hésitez à naviguer sur le : www.evenements-ciel.com, ou à nous contacter !
Annulation :: Attentats, grèves, désistements massifs… une ribambelle d’imprévus peuvent remettre en cause le déroulement de votre manifestation.
Afin de gérer au mieux les risques d’annulation, voici quelques conseils :
- Renforcer certaines clauses du contrat avec les divers prestataires et souscrire des garanties adaptées avec son assureur permettent de minimiser les conséquences financières d’annulation massive
- Lors d’une réservation (pour un hôtel, un transport…), un acompte ou des arrhes sont souvent versés. En cas d’annulation, l’organisateur abandonne la somme versée au fournisseur. L’annulation d’un contrat avec stipulation d’acompte donne en outre lieu à versements de dommages et intérêts au profit de l’autre partie, car l’engagement est considéré comme définitif.
Rédiger avec précision les clauses concernant les sommes versées d’avance est INDISPENSABLE : Préciser dans le contrat qu’il s’agit de frais engagés récupérables.
- Communiquez à votre assureur l’ensemble du budget prévisionnel (acomptes inclus). Sous évaluer son budget pour payer moins de cotisation n’est une bonne idée !
- Veillez à ce que le contrat d’assurance cible au plus près les risques garantis. Un contrat « police en événements désignés » décrivant explicitement les événements couverts semble être la prévention la plus efficace.

Le Cas de Force Majeur : défini par l’article 1148 du Code Civil concerne les événements « imprévisibles et irrésistibles ». Toutefois, les tribunaux ne retiennent qu’exceptionnellement ces deux caractéristiques. La simple constatation administrative de catastrophe naturelle ne fait pas pour autant de cet événement un cas de force majeure.
Une grève n’est pas forcément imprévisible….
Artistes (emploi d') :: SI VOUS N’ETES PAS TITULAIRE D’UNE LICENCE D’ENTREPRENEUR DU SPECTACLE ET QUE VOTRE ACTIVITE HABITUELLE N’EST PAS L’ORAGANISATION DE SPECTACLE

OBLIGATIONS
- Faire une déclaration préalable au bureau de la réglementation de la Préfecture du département (seront inscrites les conditions dans lesquelles le spectacle sera organisé)
NB : Cette déclaration est valable dans le cas où les spectacle sont occasionnels, dans la limite de deux représentations par an.
Dans les autres cas, demandez une dérogation à la direction du Théâtre et des Spectacles ou à la Direction de la Musique et de la danse (selon le spectacle).

SPECTACLES OCCASIONNELS
L’article 10 de l’Ordonnance de 1945 dispose : « les spectacles occasionnels ne comportant pas plus de deux représentations, organisés par des collectivités publiques, des particuliers ou des associations en vue de subvenir aux besoins de culte, d’œuvres de bienfaisance…. » ne sont pas soumis à l’obligation de licence d’entrepreneur de spectacle.

Les spectacles occasionnels sont : ceux qui répondent aux besoins d’un culte, de soutien à une œuvre sociale, éducative, culturelle ou sportive, ceux organisés par des particuliers, les C.E, les comités des fêtes, les syndicats d’initiative et les associations municipales pour les fêtes traditionnelles (arbre de Noël, 14 Juillet…).

EMPLOI D’ARTISTE(S) ET /OU DE TECHNICIEN(S)

SI VOUS LEUR FAITES APPEL DIRECTEMENT OU QUE VOUS PASSEZ PAR UN AGENT ARTISTIQUE

- L’artiste est un salarié (sauf s’il est dirigeant d’une entreprise de spectacle qui implique son immatriculation au registre du commerce)
- Auprès de l’URSSAF du lieu de domicile ou du siège de l’employeur : établir une déclaration préalable d’embauche au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche OU au plus tard le jour même, avant le spectacle par télématique (3614 code DPAE), télécopie ou par LR/AR (au plus tard la veille de l’embauche)
- Les renseignements à communiquer : nom, prénom, adresse de l’employeur, n°SIRET ou n° de cotisant ; nom, prénom, date et lieu de naissance, n° de sécurité sociale du salarié s’il est déjà immatriculé
- Date et heure d’embauche

NB : La déclaration d’embauche doit être imprimée en double exemplaire (pour la salarié et l’employeur).

- Il est essentiel d’élaborer un CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE :un exemplaire signé par les deux parties sera remis au salarié dans les quarante huit heures qui suivent l’embauche. Si ce contrat est remis dès l’embauche, en indiquant l’URSSAF destinataire de la déclaration préalable, il rend inutile la remise du double de la déclaration mentionnée ci-dessus.

Pour de plus amples informations, n’hésitez pas à contacter le GUICHET UNIQUE DES ORAGNISATEURS OCCASIONNELS DE SPECTACLE VIVANT au 0810 863 342 (N° Azur).
Association :: - Une association est un contrat entre plusieurs personnes qui ont des objectifs et intérêts communs .La mise en commun de leurs compétences est destinée à des inspirations à buts non lucratifs. Le principal pouvoir d’une association est sa grande liberté d’organisation. Divers avantages sociaux, fiscaux et juridiques leurs sont également accordés.
Toutefois, une association doit agir dans la durée et régulièrement. De plus, ses objectifs doivent totalement compatibles avec la loi en vigueur.

- Pour créer une association, il faut être au minimum deux personnes. Dans un but de cohésion interne et pour obtenir une véritable valeur, la rédaction de statuts est primordiale et obligatoire !

Les statuts sont le texte de référence. Afin de vous faciliter la tâche dans l’exercice de la rédaction des statuts, il en existe de nombreux modèles (dans les Préfectures et les antennes départementales des ministères). Sachez que seuls les trois premiers articles sont obligatoires (« titre », soit le nom de l’association ; « siège social » ; « objet », soit son but). Cependant les autres sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’association !
Les statuts peuvent être rédigés sur papier libre. Ils ne nécessitent pas de timbres fiscaux, sauf en cas d’apport.
Autocar :: Les autocars sont de plus en plus adaptés aux besoins des clients et offrent un maximum de service et de confort pour ses utilisateurs.
- Pour choisir le bon autocar, il faut tenir compte du nombre de passagers, de la distance à parcourir (transfert vers l’hôtel, long voyage…), la quantité des bagages…
- Pour louer un autocar, on peut faire appel à des agences de voyages spécialisés tourisme d’affaires et des agences d’incentive, il est possible également de voir directement avec les autocaristes (certains sont des agents de voyage)…
Les coordonnées sont répertoriées dans la presse spécialisée, les annuaires, les guides professionnels du tourisme, sur Internet, dans les offices du tourisme, mais également pour certaines dans des associations comme le Club du tourisme d’affaires, le syndicat national du transport des voyageurs (SNTV) et le syndicat des entreprises du tourisme (SNET).
Conseil : si la manifestation ne se déroule que sur une seule journée, il est plus avantageux de faire appel à un autocariste de la ville de départ.
les entreprises locales possèdent une meilleure connaissance du terrain et des tendances du trafic.
- L’affrètement d’un autocar comprend la location du véhicule, la prestation du conducteur avec éventuellement une mise à disposition (temps d’attente), l’essence et les services à bord.
Les frais de péage, de parking, de restauration et d’hébergement du ou des conducteurs sont facturés en supplément ou bien réglés directement par le client.
- La réglementation au niveau des heures de conduite et de repos pour les chauffeurs est stricte : un chauffeur ne conduit pas plus de quatre heures et demie d’affilée. Pas plus de neuf heures au total, avec une pause de trois quarts d’heure obligatoire. L’amplitude horaire ne doit pas dépasser les douze heures. Un chauffeur peut ainsi être mis à disposition de huit heures du soir, mais il conduira dans les limites décrites ci-dessus.
- Les assurances couvrent le véhicule et les passagers.
Généralement, les bagages et les effets personnels ne sont pas couverts par l’assurance.
- En cas d’annulation, le contrat spécifie les clauses de remboursement.
Généralement, une annulation plus de trente jours avant le départ ne coûte que les frais du dossier.
Entre trente et vingt jours : 25 % du montant de l’affrètement.
De vingt à huit jours : 50 %.
Pour une annulation entre huit jours et quarante-huit heures : 75 %.
En dessous de quarante-huit heures : de 90 à 100 %.