Family Day Fête du personnel

Vous souhaitez faire plaisir à vos collaborateurs en invitant leur famille à partager un moment convivial et chaleureux ? Vous imaginez une Saint-Nicolas thématisée ou une Summer Party décalée ?

A partir de votre cahier des charges, nous mettrons en scène une formule captivante avec des activités originales, des décors recherchés et des lieux atypiques.

Formule all inclusive ou à la carte
Lieux : Etang du Stock, Les Tuileries à Fey, sur les bords de la Moselle, Rupt de Mad, Région des Trois Frontières, Dabo, Marly, Vallée de la Nied…

Summer Party
(exemple de Formule Clé en main pour 100 personnes)

Sur les bords de la Moselle

À partir de 65 €HT/personne
• Parc Privatisé avec piscine et activités nautiques (jet
ski en option)
• Animations ludiques et musicales (structures gonflables,
dj et quizz avec buzzers, jeux géants de plein air)
• Traiteur

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Garden Party (lieu à convenir)
(exemple de Formule Clé en main pour 100 personnes de 10h00 à 18h00)
À partir de 59 €HT/personne (la Poëlée Géante)
• Parc Privatisé et activités
• Animations ludiques et musicales (structures gonflables,
dj et quizz avec buzzers, jeux géants de plein air)
• Traiteur

Menu :
Petit déjeuner (café, chocolat, jus d’orange, pain beurre
confiture, brioche, viennoiseries)
Apéritif : kir pétillant
Menu : entrée, poëlée géante ( magret, tartiflette, boeuf
aux oignons, paëlla, etc), fromages, desserts
Compris : verre de vin/pers, café, eaux, sodas

UN EVENEMENT EST UN VECTEUR DE COMMUNICATION
Quelques conseils pour organiser votre événement : A quoi faut-il penser ?

Ce qu’il ne faut impérativement pas oublier !

Les invités et le spectacle
Ils sont souvent exigeants, donc il convient de rechercher la QUALITE et de définir le type de manifestation en fonction de la cible visée (spectaculaire, expositions, foires commerciales….) et de la raison de le prestation.

Demandez-vous si vous souhaitez :
• Que les gens soient assis, participants ou ambulants ?
• Salariés, clients, cadres, particuliers ,
• Nombreux ? (le nombre de personne présente est déterminant du déroulement global de l’événement)



Le choix du lieu
A CHOISIR IMPERATIVEMENT EN FONCTION DU PUBLIC VISE

Doit-il…
• Etre clos, ouvert, mixte, itinérant (chapiteaux….) ?
• Avoir une salle annexe, une loge ?
• Est-il DISPONIBLE ? (le lieu est à réserver le plus rapidement possible, au moins 3 mois à l’avance)

Le jour J…
• Vérifier qu’aucune manifestation du même type ou retransmission de télévision importante n’ont lieu ce jour là.

Ne pas oublier de
• S’assurer que le lieu est aux normes de sécurité, qu’il possède les équipemen,ts nécessaires (toilettes, loges…) et qu’il soit facilement accessible.
• Prévoir une solution de repli en cas de pluie si l’événement se déroule à l’extérieur.



Le budget
Quels postes de dépense entrent dans le budget ?
• Salaires des artistes et du personnel technique (non permanent) et les charges sociales correspondantes.
• Défraiement des artistes, des techniciens et des intervenants.
• Honoraires des agents artistiques (commissions), des conférenciers, des attachés de presse ou des publicitaires.
• Rémunération des heures éventuelles de secrétariat, gardiennage, ménage, hôtesse d’accueil…
• Frais du matériel publicitaire, d’assurances, la location du lieu, le décor…
• Frais divers : téléphone, électricité, assurances de responsabilité civile et autres assurances spécifiques.



Informer
Il est nécessaire d’informer chaque invité sur la prestation qui va avoir lieu :
• Par des invitations
• Par des notes internes
• Par des affiches
• Par des messages radio, télévisés…



Engager des artistes
• Les contrats : les négocier, les établir et les signer au moins 2 mois avant.
NB : les rédiger et les lire attentivement, car tout y est résumé, des heures d’arrivée, de passage et de départ aux conditions (tarifaire, technique…)

Penser à…
• Les obligations sociales de l’employeur
• S’ils ne sont pas de la région et qu’ils souhaitent arriver le veille de l’événement, prévoir des chambres d’hôtel, repas…



Ne pas oublier Jour J-15
Dans les 15 jours qui précèdent l’événement…
• Prévenir les sociétés de droits d’auteurs, les assurances…
• Penser aux déclarations et aux demandes d’autorisations
• La signalétique (buvette, WC…) pour guider les gens
• Un désistement de plusieurs personnes, une tempête qui détruit tout sur son passage, cela peut vous arriver, c’est pourquoi il convient de réduire les risques et de les encadrer dans un contrat, puis lorsque cela est nécessaire, de les assurer. Il n’existe pas de règlements officiels. Chaque prestataire met en place ses conditions en fonction de ses contraintes et les confronte avec ls exigences de son client.



Après l'événement Jour J+
• Bulletin de paie – le jour même –
• Les démarches administratives, les cotisations à payer, les droits d’auteur à régler – dans les 15 jours qui suivent –
• FAIRE LES COMPTES
• Remerciements
• 1 bilan avec l’équipe, les partenaires, la presse… et des projets pour la prochaine fois !