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UN EVENEMENT EST UN VECTEUR DE COMMUNICATION

Quelques conseils pour organiser votre événement : A quoi faut-il penser ?

Ce qu’il ne faut impérativement pas oublier !




UN EVENEMENT EST UN VECTEUR DE COMMUNICATION

Les invités et le spectacle


Ils sont souvent exigeants, donc il convient de rechercher la QUALITE et de définir le type de manifestation en fonction de la cible visée (spectaculaire, expositions, foires commerciales….) et de la raison de le prestation.

Demandez-vous si vous souhaitez :
• Que les gens soient assis, participants ou ambulants ?
• Salariés, clients, cadres, particuliers ,
• Nombreux ? (le nombre de personne présente est déterminant du déroulement global de l’événement)

Le choix du lieu

A CHOISIR IMPERATIVEMENT EN FONCTION DU PUBLIC VISE

Doit-il…
• Etre clos, ouvert, mixte, itinérant (chapiteaux….) ?
• Avoir une salle annexe, une loge ?
• Est-il DISPONIBLE ? (le lieu est à réserver le plus rapidement possible, au moins 3 mois à l’avance)

Le jour J…
• Vérifier qu’aucune manifestation du même type ou retransmission de télévision importante n’ont lieu ce jour là.

Ne pas oublier de
• S’assurer que le lieu est aux normes de sécurité, qu’il possède les équipemen,ts nécessaires (toilettes, loges…) et qu’il soit facilement accessible.
• Prévoir une solution de repli en cas de pluie si l’événement se déroule à l’extérieur.

Le budget

Quels postes de dépense entrent dans le budget ?
• Salaires des artistes et du personnel technique (non permanent) et les charges sociales correspondantes.
• Défraiement des artistes, des techniciens et des intervenants.
• Honoraires des agents artistiques (commissions), des conférenciers, des attachés de presse ou des publicitaires.
• Rémunération des heures éventuelles de secrétariat, gardiennage, ménage, hôtesse d’accueil…
• Frais du matériel publicitaire, d’assurances, la location du lieu, le décor…
• Frais divers : téléphone, électricité, assurances de responsabilité civile et autres assurances spécifiques.

Informer

Il est nécessaire d’informer chaque invité sur la prestation qui va avoir lieu :
• Par des invitations
• Par des notes internes
• Par des affiches
• Par des messages radio, télévisés…

Engager des artistes

• Les contrats : les négocier, les établir et les signer au moins 2 mois avant.
NB : les rédiger et les lire attentivement, car tout y est résumé, des heures d’arrivée, de passage et de départ aux conditions (tarifaire, technique…)

Penser à…
• Les obligations sociales de l’employeur
• S’ils ne sont pas de la région et qu’ils souhaitent arriver le veille de l’événement, prévoir des chambres d’hôtel, repas…

Ne pas oublier Jour J-15

Dans les 15 jours qui précèdent l’événement…
• Prévenir les sociétés de droits d’auteurs, les assurances…
• Penser aux déclarations et aux demandes d’autorisations
• La signalétique (buvette, WC…) pour guider les gens
• Un désistement de plusieurs personnes, une tempête qui détruit tout sur son passage, cela peut vous arriver, c’est pourquoi il convient de réduire les risques et de les encadrer dans un contrat, puis lorsque cela est nécessaire, de les assurer. Il n’existe pas de règlements officiels. Chaque prestataire met en place ses conditions en fonction de ses contraintes et les confronte avec ls exigences de son client.

Après l'événement Jour J+

• Bulletin de paie – le jour même –
• Les démarches administratives, les cotisations à payer, les droits d’auteur à régler – dans les 15 jours qui suivent –
• FAIRE LES COMPTES
• Remerciements
• 1 bilan avec l’équipe, les partenaires, la presse… et des projets pour la prochaine fois !



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