conseil, vente et location de jeux d animations evenementielles (buzzers, roues) - team building
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Le Feel Good de James Brown et à l'occasion de votre event

Fiche conseil pour votre événement - Avant - pendant et après !




VEILLEZ A CE QU'ON QUITTENT VOTRE EVENEMENT LE SOURIRE AUX LEVRES
LE FEEL GOOD DES INVITES COMMENCE AU PARKING ET S'ARRETE AU MOMENT DU DEPART
La façon de recevoir et d'accompagner les invités à un événement détermine fortement leur impression de se sentir les bienvenus et 'spéciaux'. Il est important que l'organisateur y consacre une attention suffisante, afin d'éviter de susciter des vibrations négatives auprès des invités. Nous avons demandé conseil à quelques agences d'hôtesses et leur avons donné la parole pour connaître les besoins d'un flux professionnel et répertorier les points névralgiques encore fréquents. Tout ceci parce que l'hospitalité ne peut que stimuler la croissance de l'événement.
Pieter Van Wilder

POINTS ESSENTIELS POUR L'ORGANISATEUR
Flux classique au sein de l'hospitalité
Trop souvent, les organisateurs ne se soucient que de ce qui se passe sur l'emplacement de l'événement. Un bel aménagement de l'ensemble, des hôtesses amicales et jolies à la réception, le support audiovisuel requis et une restauration qui titille les papilles gustatives. Mais l'hospitalité ne se limite pas au beau sourire d'une dame à l'entrée du complexe événementiel, et qui se fond ensuite dans le décor. Il est crucial que le flux entier, et ceci peut être considéré sans crainte comme un modèle classique, soit géré depuis l'arrivée dans le parking jusqu'au moment où l'on quitte l'événement. Ceci exige une bonne organisation et un briefing clair entre l'organisateur et l'agence d'hôtesses en vue du traitement professionnel de toutes les facettes et de leur réalisation concrète.
Les facettes possibles d'un flux classique:
•Accueil parking
• Vestiaire
• Inscription (badges)
• Accompagnement vers l'emplacement
• Déplacement pendant l'event
• Vestiaire
• Au revoir (possibilité de donner un gadget)
Parking boys et signalisation offrent une plus-value
Tout comme dans un entretien de vente, la première impression des invités sur un événement est cruciale. Des panneaux de signalisation et/ou pancartes avec logo reconnaissable (ce logo peut être un logo d'entreprise ou un visuel récurrent sur l'invitation et/ou publipostage) peuvent compter sur une sérieuse appréciation. Ici, on ne distingue pas l'accès facile ou pas de l'emplacement, d'une part, ou le nombre d'invités attendus, d'autre part. Partez d'une 'attitude relax-confort'. Celle-ci correspond au fait de 'proposer aux invités un moment zen total qui minimise tous les facteurs de stress inutiles’. Des parking boys jouent ici aussi un rôle fonctionnel. Ils établissent le premier contact avec les invités et garantissent que chacun puisse laisser sa voiture de façon sûre et structurée.


Chaque invité est VIP
Ouvrier ou employé. Cadre, manager, secrétaire ou femme d'ouvrage. Chaque invité doit être approché et traité avec le même respect, on ne peut faire de distinction au sein de l'hospitalité. Trop souvent, l'attention au niveau des hôtesses et du staff est purement consacrée aux invités VIP lors du briefing final, et c'est peut-être une situation reconnaissable. Rien de mal à mentionner les noms de ces personnes (songez aux orateurs, par exemple) mais en tant qu'organisateur, prenez conscience que chaque invité est une personne VIP et souhaite passer et terminer la journée ou la soirée avec le même sentiment. Une distinction doit être faite avec certains invités pour lesquels un protocole est exigé. Ceci réclame une attention privée suffisante.
Hospitalité également pendant et à la fin de l'événement
Ici, nous abordons peut-être une position qui se voit encore accorder trop peu d'attention durant les événements à caractère professionnel. Les hôtesses sont normalement mises à contribution à l'accueil et aux vestiaires, mais dès que les invités se rendent dans un autre local, l'équipe hospitalité est réduite de moitié ou, en termes crus, réduite purement au rang de décor. Rehaussez le niveau de l'hospitalité et rendez le contenu de l'événement clair pour l'agence d'hôtesses et les membres de l'équipe. Procurez ce service supplémentaire aux invités, de sorte qu'ils peuvent s'adresser aux hôtesses pour toutes sortes d'informations et l'accompagnement.
Les déplacements au sein d'un emplacement événementiel ne sont pas exclus. L'organisateur peut connaître les goulots d'étranglement à l'avance mais ne partez pas du principe que chacun se laissera guider par la masse. C'est pourquoi les hôtesses offrent justement cette plus-value et confèrent à l'événement ce cachet accru pour accompagner les invités d'un point A à un point B et leur souhaiter un retour sûr lors du départ. C'est précisément cet extra 'merci et à bientôt' qui rend l'événement unique et on peut alors parler d'un retour sur investissement.
Reconnaissance de l'équipe
Qu'il s'agisse d'un costume sur mesure classique ou d'un vêtement thématique, il est important que les invités puissent immédiatement différencier le personnel hospitalité des autres personnes présentes. Optez pour un style identique, avec ou sans accent de couleur différent intégré, mais optez pour une reconnaissance claire. Par ailleurs, l'attitude est primordiale. Celle-ci doit véhiculer l'ouverture et la personnalisation. En tant qu'organisateur, ceci doit être communiqué clairement à l'agence d'hôtesses. Donnez la description de profil souhaité et communiquez les attentes.
Les agences d'hôtesses sauront l'apprécier. Le screening peut s'opérer sur cette base, ce qui ne peut que favoriser la collaboration entre les deux parties et l'événement proprement dit.
POINTS NEVRALGIQUES ET SOLUTIONS
Une bonne prestation de service commence comme toute histoire à succès par un bon briefing. Les situations problématiques sont résolues en créant, en qualité d'organisateur, une bonne ligne de communication avec l'agence d'hôtesses.
Et ceci s'opère naturellement dans les deux sens. L'organisateur demande, l'agence répond et vice versa. Procurer trop d'informations 'to-the-point' n'existe pas. Ce qui peut être considéré par l'organisateur comme un détail est peut-être quelque chose de crucial pour l'agence d'hôtesses pour éviter les points névralgiques pendant l'événement.
La communication doit être coordonnée
Une problématique à laquelle l'équipe hospitalité est encore souvent confrontée est celle des directives différentes et parfois contradictoires qui sont communiquées par la partie commanditaire. La solution est évidente: un seul interlocuteur qui collecte toutes les informations et les communique à l'hôtesse en chef. En tant qu'organisateur, prévoyez à chaque fois une hôtesse en chef et communiquez-le immédiatement lors de la demande d'offre.
En effet, elle se charge de la partie communicative entre l'organisateur et les hôtesses présentes, et elle veille à ce que l'équipe complète gère le bon flux de l'événement.
Les systèmes d'enregistrement procurent la numérisation
Les modifications de dernière minute, les no-shows, les annulations, …
C'est, hélas, une tendance dans l'industrie événementielle. Si aucune liste d'invités pratique, synoptique et claire n'est mise à la disposition des hôtesses, préserver le caractère professionnel devient une mission infernale. Un système d'enregistrement peut apporter une solution pour numériser cet aspect administratif. Aucun invité n'apprécie de se déplacer avec un badge nominatif écrit à la main. Le personnel de restauration appré­cie de connaître la disposition correcte des tables. Et en tant qu'organisateur, il est aussi important de savoir combien et quels invités sont venus réellement. Si la numérisation n'est pas une option, veillez en tant qu'organisateur à avoir des listes d'invités lisibles (caractère Arial – 12) avec un espace blanc suffisant permettant les annotations. Prévoyez du reste une réserve de badges blancs, de cartes nominatives, etc.
TENDANCES
L'hospitalité stimule la croissance de l'événement, de la marque, du produit ou du service.
La fourniture d'un support innovant et durable, titillé par un brand entertainment, connaît une sérieuse progression au sein de l'hospitalité. Invités et hôtesses deviennent souvent un élément de l'événement et se retrouvent dans des créations conceptuelles uniques axées sur l'animation au sens le plus large. Les agences d'hôtesses mettent alors tout en œuvre pour créer une valeur ajoutée en associant le profil adéquat au contenu de l'événem


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